家の片付けの中でも、量が多く面倒なイメージがある書類の整理に苦手意識がある人も多いのではないでしょうか？

 

「明日提出期限の書類をテーブルの上に置いたはずなのにない」
「確認書類を棚にしまったはずなのにどこかへいった」

 

多くの人が、一度はこういった経験をしたことがあると思います。
一方で、きちんとジャンル分けされて収納された書類は再びぐちゃぐちゃになることは少ないと言えます。

 

引き出しやファイルに書類がパンパンに詰まっていたり、テーブルやカウンターに山積み状態にされた書類は、まず必要と不要とに分けることが大切です。
種類が多く、片付けに悩む人も多い書類は、整理と収納のコツを押さえることで片付けやすくすることができます。
今回は、家庭の書類を片付ける方法についてご紹介します。

書類がぐちゃぐちゃになりやすい理由

 

棚や引き出しにしまわれることが多い家庭の書類は、ぐちゃぐちゃになりやすい傾向があります。
書類がぐちゃぐちゃになりやすい理由は、書類の数や種類が多いのに何を捨てれば良いかわからず、不要な書類も一緒に保管してしまっているためです。

 

「後で必要になるかもしれない」「今忙しいから後で確認しよう」と、先延ばしや後回しにすることで、不要な書類が溜まり続けてしまうこともぐちゃぐちゃになりやすくなるでしょう。
ペーパーレスの時代に移り変わりつつある現在も、お知らせや請求書は紙で届くことが多いです。
軽い気持ちでテーブルの上にポンと置いたり棚や書籍の隙間にサッと差し込んだりすることは、書類の山を形成してしまう原因になるため注意が必要です。

書類の片付けを始める前に書類の「ジャンル」を整理しよう

 

書類の片付けを始める前に、書類の「ジャンル」について整理する必要があります。
一般的に以下の5～8項目で整理できるため、下記の表を参考にしましょう。

実は簡単！溜まってしまった書類の片付け方

 

気づけば家のあちこちに溜まってしまった書類。
取っておかなくてはいけないものや、つい後回しにしてしまったものが混在していると、どこから手をつければいいのか分からなくなることもあるでしょう。

 

実はコツさえつかめば、書類の片付けは思ったより簡単に進めることができるのです。
ここでは、溜まってしまった書類の片付け方について解説します。

部屋にある書類を一度全て出す

部屋の片付けを行う際、書類は一度全て出しましょう。
引き出しやカバンの中などにしまうことができる書類は、すべて出そうとすると意外なところにもしまっていることが珍しくありません。
リビングや台所、書斎など、部屋によって書類をしまう場所はバラバラだと思いますが一度全て出すことが大切です。

 

封筒に入れっぱなしになっている銀行や保険関係の書類も、出してみるとDMが入っている場合が多々あります。
お子様がいる場合は、一度学校関係の書類や成績表なども出してもらうことで全ての書類の把握、ジャンル分けがしやすくなります。

書類をジャンル別に仕分ける

部屋にある書類を全て出したら、ジャンル別に仕分けを行います。
スムーズに仕分けができるように、紙に「学校関係」「取扱説明書」などのジャンルを書いてダンボール箱などに貼り、どんどん仕分けると良いでしょう。
この時、まず小項目は気にせずにどんどん仕分けを行います。

 

明らかに不要な書類以外は、あまり深く考えずに仕分けていくことで、書類の数を減らしやすくなります。
実際にファイルに入れる際は、ファイルに小項目のラベルを貼って順次保管することが大切です。
学校関係や暮らしなど、一部のジャンルの書類が多くフォルダがいっぱいになる時は、ジャンルを2つに分けて仕分けをし直すことがおすすめです。

明らかに不要な書類からまず捨てる

保管しなければいけない書類以外は、基本的に捨てて良い書類になります。
片付けを行っていると、封筒に同封されたチラシやDM、使用期限を過ぎたクーポンなどが思う以上に出てくると思います。
明らかに不要と思われる書類から、どんどん捨てていきましょう。
一方で、そのまま捨てない方が良い書類は捨て方に注意が必要です。

 

住所が特定できる配達物の伝票や郵便物、個人情報が詰まっている住民票などは、油性ペンで見られては困るところを塗りつぶしたりシュレッダーにかけてからゴミとして出すことがおすすめです。
また、レシートなども印字されている時間から買い物に行く時間を割り出される恐れがあるため、バラバラにして捨てる、もしくは少量ずつ捨てると良いでしょう。

迷うものは他の書類と分けて一時保管する

書類の片付けを行っていると、捨てて良いかどうか迷う書類が出てきます。
片付けができずに保管されている大量の書類のほとんどは、「捨てて良いか判断に迷うもの」と言えます。
判断に迷う書類は、必要な書類とは別の場所に一時的に保管することがおすすめです。

 

必要なファイルの横に「一時保管」を作り、迷う書類はその中に入れます。
2週間に一度や1か月に一度見直し、溜まった不要な書類は一気に捨てます。
捨てることに対しての不安を解消してから処分することができます。

書類を整理する時に意識したい6つのポイント

 

書類整理のハードルを低くするためには、片付けやすい書類から手をつけていくことが大切です。
整理する時に意識したいポイントを抑えることで、効率的に書類をファイリングすることができるでしょう。

 

ここでは、書類整理をする時に意識したい6つのポイントについてそれぞれ詳しく解説します。

1.捨てる前提で即断即決する

全部出した時の書類の多さにギョッとする人もいるでしょう。
必要な書類と不要な書類を仕分ける時は捨てることを前提とし、かつ即断即決で書類を分けていくことが大切です。
迷いながら処分していくと脳が疲れ、集中力が落ちやすくなります。

 

素早く判断するために、処分を保留にする書類の基準を明確にし、迷った時は10秒以内に判断するといったルールを決めることもおすすめです。
保存期間が過ぎた書類や情報が古い書類の処分を先延ばしにせずすぐに処分を決めることで、収納がすっきり片付いたり「片付けなければ」というモヤモヤから解放されるでしょう。

2.書類のジャンルを細かく設定しすぎない

書類のジャンルを設定する際、管理が難しくなるほど細かくしすぎないことが大切です。
ジャンルを細かく設定しすぎると、かえって片付けが面倒になる恐れがあります。
スペースが広くなるため、収納場所が限られてしまうといったこともあるでしょう。

 

ジャンルが細か過ぎると探す時や収納する時に迷いやすくなり、見直しも難しくなる傾向があります。
書類は定期的な見直しが不可欠になるため、できるだけシンプルにすることがおすすめです。
管理のしやすさは人それぞれですが、ジャンルの数を少なくすることで綺麗なフォルダを長続きさせることができます。

3.データ化できる書類はデータで保管する

家にある書類の中で、データで保管できるものはデータ化することもおすすめです。
たとえば、スケジュールに記入すれば良い学校関係や工事のお知らせなどは必ずしも紙で保管する必要がありません。
取扱説明書なども品番をネットで検索するとデータ化されたものが出てくることが多いため、原本を保管しなくても困ることは少ないと言えます。

 

自宅の書類は打ち出しでもデータ化ができる一方で、コンパクトなスキャナーを使うと簡単にPDF書類にすることができます。
家電量販店で手軽に購入することができるため、片付け前に用意することがおすすめです。

 

複数のファイルをクラウド上に保管し、共有にすることでいつでも家族全員が確認することができます。
便利な反面、何でもかんでもデータにしてしまうと、思う以上に打ち出しやスキャン作業に時間がかかってかえって手間になったり破損してファイルを開けなくなったりするリスクもあります。

4.保管する必要がある書類は定期的に見直す

書類の中には、1年間や5年間など保管期間が定められているものも多くあります。
たとえば確定申告に必要な領収書や契約書は、5年もしくは7年の保管が法律で定められています。
万が一税務署調査が入った時にスムーズに対応することができたり、資産管理などに役立つといったメリットもあります。

 

税金の領収書や戸籍謄本など保管が義務付けられている書類や有効期限がある書類は、時系列順に入れて定期的に見直すことが大切です。
こまめに確認し、不要になった書類から処分するようにしましょう。

5.書類をなるべく家の一箇所にまとめて保管する

書類は整理しやすいように、なるべく家の一箇所にまとめて保管することがおすすめです。
「学校のお知らせはどこにしまったっけ？」となることも少なくなります。
リビングや書斎、寝室、廊下の収納棚など、家の間取りによって保管しやすい場所は異なるものの、できるだけ家族全員が把握しやすい場所にすることで受け渡しなどをスムーズに行いやすくなるでしょう。

 

また、書類を保管する場所の近くに文房具やシュレッダー、ゴミ箱を置くことができたり記入ができたりするスペースがあると使い勝手も良くなります。
書類を一箇所にまとめて保管することで、引越しや災害時などに、重要な書類が入ったファイルを持ち出しやすいというメリットもあります。

6.すぐ使うものやアクションが必要なものは目につきやすい場所に置く

近日中に提出予定や支払いをしなければいけない書類は、目につきやすい場所に置くことがおすすめです。
リビングのテーブルやカウンターに置いたり、コルクボードなどに貼ったりすることがおすすめです。
提出期限などを書いた付箋を内側に貼ったファイルに入れるとわかりやすいでしょう。

 

子どもが提出する学校関係の書類なら、玄関の扉に貼り付けたりすることで外出時に忘れることを防ぐことが期待できます。
スペースがないといった理由で、キャビネットや机の引き出しにしまう場合は、スマホのリマインダー機能を利用することがおすすめです。
提出期限や申込日が近づくと、通知でお知らせをしてくれます。

書類を綺麗なまま維持する5つのコツ

 

家庭で保管される書類は模様替えや大掃除で整理をしても、時間が経つにつれて再び何の書類がどこにあるのかわからなくなったりすることがあります。

きちんと分類し整理した書類を長期間綺麗な状態で保つためには、管理がしやすいポイントを守ることと定期的な見直しが不可欠と言えます。
ここでは、書類を綺麗なまま維持しやすくするための5つのコツについて解説します。

1.見た目だけではなく捨てやすさを考えて収納を選ぶ

書類の管理は、見た目の美しさだけでなく捨てやすさも追及してファイルや収納場所を選ぶことも大切です。
有効期限があるものは、定期的に見直す必要があるため、書類の出し入れが難しいと億劫になる恐れがあります。
片付けがしにくいと、先延ばしにしてしまうことも考えられるでしょう。

 

必要無くなった書類は捨てやすいように、収納している棚の近くにシュレッダーや専用のゴミ箱があると便利です。
棚にファイルを置く際は、取り出しやすい目線の高さに頻繁に使う書類を、時々使う程度の書類は棚の上部や下部に、滅多に使わない書類は取り出しにくい棚の一番下や奥にしまうなど場所を工夫することもおすすめです。

2.一眼でわかるようにラベリングをする

片付けを行いやすくするためには、ファイルを一目でわかるようにラベリングをすることも大切です。
ラベルは手書きだと字が読みにくかったり漢字が出てこず、いちいち調べないといけないといった手間が発生したりする場合があります。
片付けをより手軽に、綺麗なラベルで管理したい場合はラベルライターを用意することがおすすめです。

 

間違って貼っても剥がしやすく、ファイルに統一感も生まれるでしょう。
ポケットファイルやz式ファイルを使う時は、背表紙だけでなく表紙にもラベリングをしましょう。
ファイルの数が多い時はテープの色分けをすることで、一色にするよりも探す時に見つけやすくなります。

3.レシートはチャック付き袋への保管がおすすめ

溜まりやすいレシートや領収書は、チャック付きの保管がおすすめです。
家計管理の為に家計簿をつける場合、買い物をする度に家計簿をつけることを負担に感じる人もいるでしょう。
100円均一などでも購入ができるチャック付きの袋を購入し、数日から1週間分のレシートを保管するようにすることでお財布の中もすっきり片付きます。

 

家計簿への記録は、週末や手が空いた時間に行いましょう。
確定申告に使う領収書は保管期間が5年もしくは7年と定められているため、家計簿に記録する領収書とは分けて保管することで整理がしやすくなります。

4.クーポンは定期的に使用期限をチェックする

買い物や外食をした時にもらったり、チラシについていたりすることも多いクーポンを節約のために保管している人も多いでしょう。
お財布の中にしまうこともあるクーポンも、専用のファイルを用意して保管することがおすすめです。

 

チケットホルダーは本のようにめくって探すことができるため利便性が高く、クーポンの収納におすすめです。
チラシに付いているクーポンは、ハサミで切り取ってファイルに移しましょう。
定期的に使用期限をチェックし、期限が過ぎているものは処分することが大切です。、

5.DMはできるだけ家の中に持ち込まない

ポスト投函されるポスティングチラシやDMは、できるだけ家の中に持ち込まないようにすることがおすすめです。
DMやチラシは1週間のうちに複数回届くこともあるため、家の中まで持ち込んでリビングの机の上などに置くとあっという間に溜まります。

 

必要な書類も埋もれてしまう恐れがあるでしょう。
DMはコンパクトなゴミ箱を玄関先などに置き、すぐに開封して必要のない書類は捨ててしまうことがおすすめです。
必要な書類のみを部屋に入れるようにすることで、収納を片付けやすい状態のまま維持しやすくなります。

【ファイルの種類別】メリット・デメリットをご紹介

 

部屋の片付けをする際、書類関係は管理がしやすく見た目もすっきりとしたファイルに入れることがおすすめです。
文房具やホームセンターなどでもさまざまなラインナップがそろっているファイルですが、種類によって使い勝手の良いものと悪いものがあります。

 

・リング式ファイル
・ポケット式ファイル
・z式ファイル
・個別ファイル
・ファイルボックス

 

ここでは、5種類のファイルのメリット・デメリットについて詳しく解説します。

リング式ファイル

リング式ファイルは、書類に開けた穴にリングを通して保管するタイプのファイルです。
出し入れがしやすい半面、パンチを用意して書類に穴を開ける必要があります。
上下の高さを揃えやすく、幅が広いことが多いため、厚さのある取扱説明書などをまとめて片付けたい時におすすめのファイルと言えます。

 

一方で穴で書類を支えるため、経年劣化で書類の穴の部分から破れる恐れがあります。
場所を取るため、棚によっては何個も置くことが難しい可能性もあります。

ポケット式クリアファイル

透明なポケットがいくつもあるタイプのファイルです。
ポケットの大きさや数のバリエーションも多彩で、A4書類から名刺サイズまで幅広く収納することができます。

 

本のようにめくりやすく必要な書類を探しやすい反面、書類の差し替えや処分をしたことで空白になったファイルの順番を整えることが手間になることがあります。
確認のみで頻繁に数が増減しない書類向きと言えます。
取扱説明書やパンフレット、住宅関連といった書類を傷つけずに保管したい時におすすめです。

z式ファイル

z式ファイルは、上下に動く金具のレバー式の閉じ具で書類を挟み込んで収納するタイプのファイルです。
リング式ファイルのように穴を開ける必要はなく、書類を綺麗に整理することができます。
書類の出し入れも行いやすいです。

 

一方で、書類の左側を数cm閉じ具で挟み込むため、ポケットファイルなどと比べて書類をめくりにくい傾向にあります。
書類の印刷形式によっては、閉じ具で文字が隠れて読みにくくなることもあるようです。

個別ファイル

個別ファイルとは、薄くL時に開くことができるファイルです。
1枚〜数枚ずつ書類を保管したい時に便利で、マチ付きで閲覧がしやすい3辺とじタイプなどもあります。
個別ファイルと組み合わせる「バーチカルファイリング」で収納することで利便性が増します。

 

契約書などを細かく保管できる反面、きちんとラベリングをしてファイルボックスと組み合わせて保管しなければ、どのファイルに何の書類をしまっているのかわからなくなります。
手間に感じて途中で面倒になったり、コストがかかるため金銭的な負担に感じる恐れもあるでしょう。

ファイルボックス

ファイルボックスは、比較的たくさんの書類を収納することができます。
個別ファイルと組み合わせて書類を片付けることがおすすめです。
幅があるため、ボックスに入れたままでも必要な書類を探しやすいこともメリットと言えます。

 

一方で、一般的にファイルボックスは横幅が約10cmと場所を取るため、複数置く場合は広さがある棚に置く必要があります。
かさばるため、しまう場所を変えたり部屋の模様替えをする場合は負担になることも考えられます。
ジャンル分けした書類の数が少ない場合、中がスカスカになることもあるでしょう。

お片付けラボの作業実績

 

今回ご紹介するお片付けラボの実績は、「鬱になったことで汚部屋化した一軒家の片付け【東京都台東区】」です。
ご相談いただいたのは、東京都台東区にお住いの50代女性のお客様です。

 

家族と離れて暮らし始めたところ、鬱っぽくなり、家がゴミ屋敷状態になったそうです。
部屋の棚には書類が山積みとなり、提出期限が過ぎたものもあるとのことでした。

 

今回急ぎで片付けて欲しいとのご希望で、頭金0円で分割払いOKのお片付けラボにご相談くださいました。

 

今回行った作業と見積もり内容は、下記の通りです。

 

【作業内容】
・ゴミ、不用品の回収
・水回りの清掃

【お見積もり金額】
・作業人数　3名
・作業時間　4時間
・費用　25万円（頭金5万円、10回払い）

 

ゴミ回収の後、水回りのハウスクリーニングを行ったことで、間違えるほど部屋全体が綺麗になりました。
4時間ほどで全ての作業が完了し、積み重ねられていた紙類も一掃することができました。

【頭金0円でのOK！】書類の片付けができず部屋が汚部屋化した時はお片付けラボへ無料相談

 

書類と一言で言っても、「必要」「不要」「一時的に保管が必要」に分かれています。
紙での保管が望ましい書類は紙で、データで保管できる書類は思い切ってデータ化して収納の片付けを行いましょう。
明確な判断基準を設けて処分をしなければ、
山積みの書類は汚部屋の第一歩と言えるため、どうしても散らかった部屋を片付けることが難しい場合は専門の片付け業者に相談することがおすすめです。

 

お片付けラボは、24時間365日相談可能な片付け業者です。
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